So schaffen Sie Freiräume und erhöhen die Kapazität

„Wir brauchen mehr Mitarbeiter!“ So ist es in vielen Organisationen zu hören, oder „wir haben nur Mangelverwaltung!“ etc.
Oftmals wird hier nur einseitig an eine Erhöhung der menschlichen „Ressourcen“ gedacht. Dieses Denken stammt aus dem Industriezeitalter wo, eine Erhöhung der Arbeitszeit mehr Output bedeutete. Dieser rein quantitative Ansatz gilt im Wissens-und Informationszeitalter nur sehr begrenzt!

Tatsache ist, für Kapazitätsprobleme in Organisationen oder Unternehmen gibt es 2 Ursachen:

• Es ist wirklich zu wenig Kapazität vorhanden (Quantität)
• Es ist eine ungenügende Organisation vorhanden, die Ressourcen frisst (Qualität)
  
  Um festzustellen, in welcher der beiden Ursachen oder in welcher Mischung beider die Ansatzpunkte liegen, gibt es zwei relativ einfache Methoden!
   
• Die Ist-Stands-Aufnahme der Tätigkeiten: 
• wer tut 
• was in 
• welchem Umfang?
  Diese Analyse müssen Sie abgleichen mit den notwendigen Tätigkeiten, untersuchen auf doppelte Tätigkeiten, stringente Abläufe, internen Kommunikations- und Informationsfluss etc. Auf diese Methodik und ihre praktische Umsetzung werde ich in einem weiteren Blog eingehen. Jetzt gebe ich einige Gedanken zum zweiten Ansatzpunkt weiter:
  
  Denn: Wir müssen intelligenter (qualitativ) arbeiten, nicht mehr (quantitativ)!
   
• Die Ablaufanalyse:
  Ihr Ziel ist es, Bestände und Puffer, internen Selbstbetrug usw. zu identifizieren, anschließend Lösungen zu finden, die Qualität zu erhöhen, Kosten zu reduzieren, Mitarbeiterzufriedenheit zu schaffen. Verblüffenderweise entstehen während dieser Analyse des Ist-Stands in den Abläufen bereits die besten Lösungsansätze für Verbesserungen!

Bestände und Puffer verdecken Probleme und bilden ein Sicherheitsnetz für Störungen (ungenügende Prozesse: „Das haben wir doch schon immer so gemacht“!), die häufig als unvermeidbare Tatsachen angesehen werden. (Siehe: „Wer arbeitet, (Tagesgeschäft) hat keine Zeit für strategische Überlegungen“!) Bestände und Puffer verursachen hohe Kosten (Verschwendung) verschleiern die Verantwortung, fördern Intransparenz und vermitteln ein falsches Gefühl von Sicherheit, denn es funktioniert ja (scheinbar irgendwie)!

• Der einzelne Arbeitsplatz ist anonym und belastend: 
• Dadurch entstehen hohe Kosten durch Krankenstand, Ersatzpersonal sowie Fehlerhäufung aufgrund von Überstunden etc.
• Materialbestände sind über den gesamten Produktionsprozess verteilt: 
• Das verursacht Unübersichtlichkeit
• Mitarbeiter brauchen sich um die Qualität nicht zu bemühen: 
• Denn die Qualitätsprüfer und Mängelbeseitiger sind verantwortlich (Selbst durch eine 100% Kontrolle ist noch kein Fehler vermieden worden, es werden dadurch nur Fehler im Prozess bewiesen)
• Reparaturmannschaften und Reklamationsmanagement werden vorgehalten:
• Es besteht kein Bemühen und keine Notwendigkeit, es selbst “gleich richtig” zu machen, da die Verantwortung des Einzelnen nicht klar oder nicht vorhanden ist!

Die Null Fehler Forderung ist nur die technische Seite. Die zweite, wichtigere und für die Resultate entscheidende Seite ist menschlicher Art. Es geht hier um Denken und Handeln in Verantwortung!

Stellen Sie sich vor, das Können und Wollen (und Dürfen) der Belegschaft ersetzt das Sicherheitsnetz aus Puffern. Damit meine ich folgende betrieblichen Maßnahmen, die sich im Bereich der sogenannten Soft-Skills auswirken:

• Sie geben Ihren Mitarbeitern Verantwortung und Entscheidungskompetenz (Wer für das Ergebnis gerade stehen muss, benötigt sowohl die Verantwortung als auch die Entscheidungsfreiheit)
• Sie sorgen für einen umfassenden Informationsaustausch (Interne Kommunikation)
• Sie organisieren Ihr Unternehmen in übersichtlichen und reaktionsfähigen Gruppen
• Ihre Führungskräfte unterstützen ihre Mitarbeiter und sorgen für optimale Bedingungen

Schaffen Sie sich dadurch Freiräume, um sie für Neues zu nutzen, für Innovationen, etc. und stopfen Sie sie nicht sofort wieder mit Tagesgeschäftlichem zu!!! Sie können hier erfahrungsgemäß bis zu 30% Kapazität freischaufeln, und dabei gleichzeitig die Belastung Ihrer Mitarbeiter reduzieren! Vergegenwärtigen Sie sich, wie sich, wenn Sie die „richtige“ Belegschaft haben, die Ergebnisse verbessern!

Abschließend hier noch einiges an Informationen zu Puffern und Beständen sowie ihren wirtschaftlichen Größenordnungen sowie der Dimension, in der sie beeinflussbar sind.

Die Vorgehensweise ist einfach:

• Ermitteln Sie die vorhandenen Bestände und Puffer (Ist)
• Reduzieren Sie die Bestände schrittweise
• Zeichnen Sie die “Probleme” auf, sammeln Sie sie und gehen Sie auf Ursachenforschung
• Erstellen Sie auf Basis dieser Erkenntnisse Lösungen (Soll)
• Beginnen Sie mit den Veränderungen

 

 

Wenn Sie Fragen zu konkreten Maßnahmen der Analyse oder der Lösungsfindung im operativen Geschäft haben, schreiben Sie mir eine E-Mail. Ich werde mich bemühen Ihnen eine zufrieden stellende Antwort zu geben!

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